Comment valoriser vos informations en réduisant leurs coûts?

La relative simplicité des solutions tableurs invite à mémoriser toute information utile ou non. Il devient vite difficile de maîtriser l'obsolescence, l’intégrité, la pertinence d’une information. Cela entraîne des coûts inutiles. Passer à l’usage d’un outil de gestion plus élaboré, comme ODOO par exemple, invite fortement à mettre en place des bonnes pratiques de gestion de l’information .

Cet article traite des informations gérées via Odoo.

Des p'tits coûts, de p'tits coûts, toujours des p'tits coûts

Les coûts d’enregistrement et d’actualisation: dès qu’une information est considérée comme mémorisable, des individus devront la saisir, l'actualiser. Ces actions représentent un temps et donc un coût. Ajouter à cela les coûts de recherche d’information; demandez à votre service comptable ou toute personne gérant la facturation, en bout de chaîne informationnelle, ce qu'il en pense quand il doit aller à la pêche aux informations pour pouvoir facturer le client.

Les coûts de maintenance de l’application: par exemple, l’éditeur odoo propose un service de mise à jour applicative pour peu que les informations de votre instance soient celles que l’éditeur a prévues dans la version standard de l'application. Si vous ajoutez d’autres informations, potentiellement, vous devrez souscrire un service supplémentaire ( coût ) auprès de votre intégrateur ou du mainteneur de l’application tierce. Ce service aura pour objet de permettre à vos informations de continuer à être suivies dans la nouvelle version d'Odoo.

Pour fixer les idées:

Pour gérer une information, le développeur écrit une série d’instructions. Lorsque ces informations sont gérées au travers de odoo, les instructions peuvent s’appuyer sur des informations en standard dans odoo ( pivot ) . Si dans les prochaines versions de odoo cette information pivot n’existe plus des ajustements seront nécessaires.

Vis ma vie d'information dans odoo

Prenons l'exemple de l'age du capitaine dans une commande par exemple,

Voici ce que cela sous-entends en matière d'instructions

Prise en compte de l'âge du capitaine dans le modèle de donnée

Prise en compte de l'âge du capitaine dans les vues

Cela donne un aperçu de l'impact de l'ajout d'une information. Nous sommes dans un cas simple sans règle de gestion particulière liée à cette information.  Si vous souhaitez que cette information soit utilisée pour filtrer vos commandes ou qu'elle apparaisse dans des rapports, cela entraînera des instructions complémentaires.

Si dans la  nouvelle version de odoo, l'élément technical sur lequel s'appuie le positionnement de cette information âge du capitaine, ou si l'objet représentant les commandes est renommé,  des ajustements seront nécessaires.

Pouvons-nous avoir une petite idée de combien cela coûtera ?

• coût des informations standard: voir la tarification odoo

Les mises à jour des informations «standards» sont incluses.

• coût des informations gérées par des applications tierces

A priori les mises à jour ne sont pas incluses, vous devrez achetez les nouvelles versions lorsqu'elles seront disponibles.

Attention à l'usage de module Tiers, potentiellement , ils peuvent freiner la mise à jour de votre Odoo, s'ils ne sont pas régulièrement actualisés voire augmenter le nombre d'applications standards dont vous pourriez avoir besoin.

D'ailleurs odoo alerte sur ce fait en ajoutant une information de coût de maintenance de l'application tierce pour le cas où elle ne serait plus maintenue par son éditeur.

Odoo estime un coût de maintenance mensuel de 16€ pour 100 lignes de code .

Votre intégrateur peut vous développer un module, vous supporterez seul le surcoût de gestion de cette information.

Choisir le bon réceptacle de son information

Les moyens de mémorisation

Une information peut être mémorisée de diverses façons. La meilleure façon dépendra de votre besoin.

Par coût croissant

• information non mémorisée ou “information au cas où” : cette information est connue à un instant T par une personne qui se dit, je ne sais pas trop à quoi elle va servir mais je la mémorise au cas où. notre préconisation:  ne pas la mémoriser
• Information saisie dans une zone de saisie de type mémo: Cette information est utile à connaître à un moment clé d’un processus opérationnel . L’usage des mémos peut être une vraie bonne idée mais nécessite une concertation entre utilisateurs pour un format structuré afin de retrouver rapidement l’information utile.

Attention  toutefois, au risque de saisie d'informations sensibles, personnelles, au forme de jugement...

ou

• information saisie dans une pièce jointe: identique au mémo mais dans une pièce jointe - attention néanmoins au coût de stockage au niveau d'une note ( voir image ci-dessus ) . A noter que le coût de stockage chez Odoo est de 0,16 euro/Go; pour fixer les idées, un document PDF moyen de 2 Mo coûte environ 0,00032 euro/mois.
• information saisie dans une zone de saisie existante qui, vous en êtes convaincu, ne sera jamais utilisé par vous et/ou qui par ses fonctionnalités semblent correspondre à vos besoins ( par exemple, l’information vendeur au niveau des commandes de vente, renvoie l’idée d’un individu ayant la responsabilité d’une commande, cette personne peut avoir un autre titre dans votre société )  .
• information dans une zone de saisie: cette information a passé les étapes précédentes, elle a besoin de cette zone de saisie pour bien la distinguer parmi l’ensemble des informations de votre système. Ceci afin de soit pouvoir filtrer des enregistrements en prenant pour critère cette nouvelle information, soit l’exposer  dans un document à transmettre à vos partenaires, soit l’utiliser à des fins de reporting ( information autre qu’utile au regroupement ).

• information dans une zone de sélection: idem zone de saisie avec la fonctionnalité supplémentaire de contrôler la saisie pour favoriser activité de reporting .

Grille de choix

Alors? Prêt à donner de la valeur à vos informations en réduisant leurs coûts ?