Conseils sur le télétravail et le numérique
Avec la crise sanitaire et peut-être bientôt économique, certains d'entre vous sont affectés par une rupture totale ou partielle d'activité et, a minima, par les difficultés à la mise en place du télétravail. Plus que jamais, il faut rester en contact et s'entraider, puis mettre en place une réflexion et des actions à court et long terme pour s'adapter.
- Comment sont organisées les entreprises qui sont en télétravail depuis longtemps ?
- Quels outils utilisent-elles pour faciliter l'agilité, la productivité, la transparence ?
- Comment améliorer sa résilience face à des événements majeurs et imprévus ?
Il y a 5 ans, Anybox a fait le choix de généraliser le télétravail. Aujourd'hui cela nous permet de garantir une parfaite continuité de service car rien n'a changé dans notre façon de travailler. Avec les transformations fondamentales que provoquent le digital, nous pensions que ce mode d'organisation prendrait beaucoup d'importance. C'est un exercice difficile qui n'est pas compatible avec tous les métiers, tous les tempéraments, toutes les organisations, toutes les cultures d'entreprise. Nous étions très loin d'imaginer que le monde entier serait forcé à le mettre en place de manière précipitée, au moins pour ceux qui ont la possibilité d'exercer leur activité à distance. Nous souhaitons donc apporter notre expérience et notre expertise aux partenaires avec qui nous avons été en contact depuis 10 ans.
Posez ci-dessous vos questions pour bénéficier de notre expérience sur le télétravail et le numérique, pour explorer des pistes d'actions à court terme et améliorer votre continuité de service :
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Vos actions à court terme
À très court terme, mettez en place des applications pour faciliter le télétravail.
Parmi les plus utilisées :
- Partage et synchronisation de fichiers
- Rédaction collaborative de documents
- Visioconférence avec tableau blanc et partage d'écran
- Discussion en ligne et en groupes
- Intranet collaboratif pour le partage de connaissances
Nous pouvons vous aider à cette mise en place dans de brefs délais.
Vos actions à moyen et long terme
Résistance aux chocs, capacité à se reconstruire ou se transformer rapidement, adaptation aux nouveautés et aux changements : la résilience est une capacité vitale des entreprises face à un monde déjà considéré comme volatile, incertain, complexe et ambigu. L'agilité et le numérique sont deux piliers de cette résilience face aux transformations numérique et environnementale, face aux chocs sanitaires, politiques ou économiques. L'agilité doit infuser à tous les niveaux de l'entreprise : dans les projets et l'opérationnel, dans les instances de gouvernance, dans les équipes marketing, dans la façon d'affecter des investissements, et jusqu'à la relation client.
Organisez des ateliers d'intelligence collective pour générer des idées, de l'alignement, de l'adhésion et du mouvement, en prenant comme point de départ une problématique précise. Ces ateliers sont un complément indispensable à la vision du dirigeant. Ils accélèrent vos transformations, ils améliorent la pertinence et la rentabilité de vos investissements, et vous rendront plus agile.
Investissez dans le numérique : mettez en place ou développez des applications innovantes qui transforment la façon dont vous atteignez vos partenaires, clients, utilisateurs, adhérents, ou fournisseurs, sur la base des résultats dégagés par les ateliers que vous aurez menés. Mettez en place des processus d'amélioration continue et remettez-vous en question de manière périodique.
Anybox peut vous aider à devenir plus agile et à mieux vous appuyer sur le numérique.
Recueil de bonnes pratiques sur le télétravail
Communiquez mieux
- Utilisez un outil de visioconférence
- Menez toujours vos réunion avec un facilitateur (garant du temps, du périmètre, de la répartition de parole, etc.)
- Partagez et structurez la connaissance sur un intranet/wiki
- Permettez des échanges écrits instantanés avec un tchat
- Centralisez les fichiers sur un partage avec synchronisation locale
Compensez l'isolement
- Organisez des rencontres physiques régulières
- Mettez en place une « machine à café virtuelle » : salon de tchat ou de visio dédié aux échanges informels
- Travaillez toujours en équipe
Séparez le travail et la vie privée
- Dédiez un bureau pour le travail
- Simulez tous les matins un vrai « départ au travail »
- Forcez-vous à avoir des horaires réguliers
- Envisagez de louer un espace de coworking
- Mettez en place un rituel d'inclusion et de clôture pour remplacer les habituels temps de trajet domicile-travail (méditation, étirements, marche, etc.)
Améliorez votre productivité et votre santé physique et mentale
- Désactivez toutes les notifications inutiles
- Donnez-vous des objectifs précis et atteignables tous les matins
- Trouvez des solutions de garde pour les enfants
- Appliquez la méthode Pomodoro
- Mangez léger et hydratez-vous régulièrement
- Résistez aux sollicitations inutiles
- Faites du sport régulièrement
Changez votre façon de manager
- Faites confiance a priori
- Poussez au résultat plutôt qu'au temps de présence
- Dirigez avec la culture plutôt qu'avec les règles, les process ou les outils
- Expérimentez différentes pratiques et différents rituels
- Inspirez-vous des méthodes de management émergentes (entreprise opale, libérée, holacracy, etc.)
- Donnez du sens et co-construisez la raison d'être des actions collectives avec vos collaborateurs
- Observez comment fonctionnent les entreprises déjà en télétravail