Résolutions 2018 : ERP et Optimisation
À chaque nouvelle année vient inévitablement l’heure des bonnes résolutions. Qu'il s'agisse d'objectifs personnels ou professionnels, ce n’est pas un secret : tout le monde souhaite s’améliorer et « mieux faire ». Il en va de même pour les équipes qui envisagent l’optimisation de leur entreprise. Peut-être avez-vous vous-même déjà pensé à cela pour votre société.
Mais vient alors rapidement la question : DANS QUEL BUT et COMMENT ?
Indice en 3 lettres : ERP
QU’EST-CE QUE C’EST ?
De l’anglais « Enterprise Ressource Planning », un système ERP (ou PGI*) est un progiciel de gestion incontournable pour toute entreprise. Pour faire simple, c’est un outil informatisé qui permet le pilotage de l’entreprise. Il gère et intègre à lui seul l’ensemble des activités quotidiennes de l’entreprise (modules : achats, ventes, comptabilité, ressources humaines, production, stocks…) au sein d’une même base de données de gestion. Le but étant d’unifier le système d’information de votre entreprise en incorporant tous les composants fonctionnels autour d’une seule et même base de données. Autrement dit, l’ERP représente la « colonne vertébrale » de votre entreprise.
*Notez que PGI (Progiciel de Gestion) est la dénomination française d’un ERP.
COMMENT ÇA FONCTIONNE ?
Vous l’aurez compris, l’objectif premier d’un système ERP est d’homogénéiser et de centraliser le système d’information de l’entreprise en se substituant à de nombreux logiciels. Concrètement, le fait d’insérer une donnée dans un module va immédiatement et automatiquement avoir un impact sur l’ensemble des autres modules concernés. Par exemple, si un commercial effectue une vente, l’ERP va instantanément inscrire cette vente dans le journal des ventes, le grand livre, le compte de résultat et les stocks.
De plus, il ne faut pas oublier que le logiciel ERP est avant tout une solution modulaire. En effet, chaque domaine de gestion représente un module fonctionnel. Les modules sont complémentaires entre eux mais également interconnectés. Ainsi, l’acquisition est possible séparément. Pour avoir une idée, le module le plus installé concerne les achats (74%), suivi par la gestion commerciale (74%) dont la partie CRM (31%), et la comptabilité (71%).
LES AVANTAGES
Auparavant, les données devaient être entrées manuellement, créant ainsi : une perte de temps, une possible duplication et/ou perte de données tout comme des problèmes liés à des erreurs humaines. La perte de rentabilité était alors considérable.
Aujourd’hui, adieu chaos et feuilles de calculs disparates. Un système ERP vous permettra d’être techniquement plus rapide, d’insérer les données d’une manière sécurisée et surtout conforme aux standards. Tous les membres de l’entreprise peuvent alors avoir l’assurance que les données soient correctes et à jour.
Vision globale et optimisée de l’entreprise
Le fait que tout soit intégré dans une seule base de données permet d’avoir aisément une vision globale de l’entreprise en temps réel. Ainsi, il vous sera facile de créer des rapports d’analyse avec des indicateurs pertinents. Le décisionnel sera alors facilité.
Vous aurez également une réduction des risques grâce à l’amélioration de l’intégrité des données et une facilité pour les audits au travers d’une totale traçabilité des opérations de gestion.
Unicité des informations
Un système ERP possède une infrastructure harmonieuse et homogène. De ce fait, du back office au front office, l’ensemble des activités sont présentées sous un même design commun.
Par ailleurs, tous les utilisateurs du système bénéficient d’une unicité des informations puisque tout est regroupé en une « source unique d’informations fiables ».
Gains de productivité et Économies
Le fait d’avoir une vision généralisée et centralisée de son entreprise permet inéluctablement d’avoir des gains de productivité. En effet, l’automatisation des processus donne lieu à une planification avancée et à une optimisation de sa gestion financière. L’harmonisation des différents services et l’amélioration des flux de travail ainsi que de l’efficacité des équipes (en réduisant les tâches manuelles chronophages) génèrent forcément des économies considérables. En résumé, à l’aide de systèmes uniformes et intégrés, vous serez à même de réduire les coûts de gestion et d’exploitation de votre entreprise.
Compétitivité de l’entreprise
Aujourd’hui, chaque entreprise évolue dans un système mondialisé et doit faire face à de nombreuses contraintes : économiques, sociales, technologiques… Pour ce faire, il est impératif de se différencier de la concurrence et d’améliorer sa compétitivité. C’est justement pour cela qu’un ERP peut intervenir en réformant efficacement et rapidement votre système d’information ; la prise de décision via des informations pertinentes et contextuelles vous aideront à rivaliser avec la concurrence et avoir un avantage compétitif certain.
Évolutif et externalisé
Durant ces quarante dernières années, l’informatique de gestion a connu des mutations considérables. Les premiers logiciels concernaient uniquement l’automatisation des activités opérationnelles. Aujourd’hui, les systèmes d’information traitent de plus en plus des opérations stratégiques.
Depuis sa création, l’ERP n’a cessé de s’enrichir et de se développer. Les éditeurs ont ainsi réussi à couvrir tous les flux et toutes les attentes de l’entreprise.
Dorénavant, il est même possible d’externaliser tout ou partie de cette base de données dans des hébergements informatiques connectés à internet, dit le « cloud ».
COMMENT DÉBUTER ?
Si l’adoption d’un système ERP vous intéresse, nous vous conseillons dans un premier temps de réaliser un cahier des charges clair et concis afin de comprendre exactement vos besoins.
Par la suite, plusieurs critères devront rentrer en compte lors du choix d’un ERP : la taille de l’entreprise et son secteur d’activité, le besoin ou non d’avoir une solution de gestion évolutive et flexible, et le budget.
En résumé, un ERP est devenu un outil indispensable qui vous permettra d’homogénéiser votre système d’information vous faisant ainsi gagner en performance et en compétitivité. Cependant, il est vrai qu’aujourd’hui, une pléthore de système ERP existent sur le marché.
En tant que spécialiste, nous offrons un accompagnement personnalisé dans le choix de votre ERP, sa mise en service, sa surveillance et son accompagnement vers ses évolutions futures.
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