Comment mettre en place une stratégie numérique gagnante ?
Que vous démarriez votre activité ou que vous ayez pignon sur rue depuis 20 ans, vous avez besoin de manipuler des données pour gérer votre activité.
3 problématiques se posent à vous:
- De quelles données ai-je besoin?
- Où se trouveront mes données?
- Comment sera réalisée la mise en place du système gérant mes données?
Trop d'information tue l'information
Pour gérer ses activités, une entreprise a besoin de manipuler des données; devis, facture pour les plus courantes.
Chaque information possède une certaine valeur pour celui qui la consomme et la partage; une valeur potentiellement légale (exemple la facture), financière ( exemple la recette d'une boisson énergisante brevetée), opérationnelle ( date d'expédition d'une livraison) ou aucune valeur.
Nous considérons également que chaque donnée a un coût pour sa gestion (saisie, actualisation, exploitation diverse).
Face à ce constat, les nouveaux usages numériques donnent du fil à retordre au responsable d'information en permettant à chaque collaborateur d'une entreprise de multiplier les sources de données tableur, outil CRM en ligne etc.
Se posent alors des problèmes de duplication, d'intégrité, d'obsolescence et de la pertinence des données. La nouvelle réglementation RGPD met en avant la nécessité de maitriser les données personnelles. Nous vous proposons d'étendre cette démarche à l'ensemble de vos données et leur redonner de la valeur en maitrisant leurs coûts.
Quelle stratégie adopter ?
Cet outil centralisera l'ensemble ou une partie de vos données en un seul endroit et canalisera les différentes activités de vos collaborateurs afin de favoriser le développement de vos affaires.
Plusieurs stratégies de gestion de votre information s'offrent à vous.
Devez vous préférer l'usage d'un outil standard? ou un outil paramétrable? devez vous développer intégralement la solution?
La répartition se fait autour de 4 indicateurs clés pour faire un choix de stratégie que sont :
- le coût d'acquisition: licence, développement, paramétrage, formation
- le besoin de main d’œuvre lors de la mise en place de l'outil
- le besoin de main d’œuvre lors des activités opérationnelles courantes nécessitant une gestion de l'information
- Les problèmes liés aux données redondantes et/ou obsolètes
Stratégie axée sur un outil standard
Normalement, l'intérêt d'un outil standard devrait résider dans son coût d'acquisition complété éventuellement par un coût de licence et de formation. Qui dit standard, laisse supposer que certaines de vos données seront absentes de cet outil et vos collaborateurs devront compenser en créant d'autres sources parallèles qui introduiront des problèmes sur les données.
Vous aurez peut-être l’agréable surprise de constater que l'outil standard répond complètement à vos besoins ce qui aura pour effet de faire fondre l'ensemble des parts des 4 indicateurs clés comme neige au soleil.
Si vous démarrez une activité et que votre outil standard répond à vos besoins bingo! Cela vous aidera à mettre en place des processus éprouvés par d'autres sociétés.
Stratégie axée sur un outil numérique spécialisé dans votre secteur d'activité
Un outil numérique déjà grandement utilisé par d'autres entreprises de votre domaine d'activité, peut être un bon choix. En partant du principe qu'un tel outil a toutes les chances de gérer l'ensemble des données en lien avec votre secteur d'activité et d'une façon opérationnelle pour vous.
Encore faut-il que vous fonctionniez à l'identique des entreprises de votre secteur.
Force est de constater que chaque entreprise est unique et qu'en cas d'écart de processus, vous devrez gonfler la part du «besoins de mains d’œuvre au démarrage». Sinon, la part du «besoin de mains d’œuvre régulière» devra indéniablement être augmentée. En effet, elle servira à la fois à la gestion des sources de données créées par vos salariés pour compenser les manques de l'outil central et en même temps à la part des problèmes sur les données.
Stratégie axée sur un outil paramétrable
Cet outil donne davantage de souplesse que le standard.
Stratégie axée sur un outil développé
Cette stratégie est intéressante quand aucun standard ou outil paramétrable n'existent et/ou que vous souhaitez mettre en place une solution disruptive. Pour profiter pleinement de cette stratégie, l'idéal serait que l'ensemble de vos informations et processus soient gérés dans l'outil développé de telle sorte que vos employés ne soient pas tentés de d'insérer d'autres sources d'information. Un accompagnement UX/UI devrait permettre d'écrire une application optimisée pour votre usage. Cet axe doit être considéré comme un voyage vers l'innovation. Il vous permet de vous différencier face à la concurrence. Il sera grandement favorisé par une mise en place de l'agilité et des pratiques DevOps, par l'utilisation de composants Open-Source, et par du travail d'équipe.
Ces ingrédients font partie de LA recette pour réussir un produit numérique.
Une information accessible partout, à la demande, pour tous
Si les applications permettent de gérer vos données, elles ont besoin d'être installées à un endroit afin de fonctionner.
Informations indisponibles; à cause d'incidents sur vos serveurs, ou votre hébergement.
Chaine de fabrication, ou processus de vente bloqué par un système d'information en panne.
Pic d'activité à des dates clés; Noël, fêtes des mères.
Coût important du système d'information pour un usage restreint à certains moments.
Tant de raisons d'être vigilant dans le choix de sa stratégie.
Quelle stratégie adopter?
L'hébergement de vos données peut suivre différentes stratégies.
La répartition de 3 indicateurs clés pour faire un choix de stratégie qui sont :
- Le besoin de main d’œuvre ayant un profil administrateur système (sysadmin)
- Le besoin de main d’œuvre ayant un profil développeur ou intégrateur
- Les couts imputables à l'indisponibilité de vos informations
Stratégie d’hébergement dans vos locaux
Certaines entreprises privilégient l'usage de serveurs physiques qu'elles stockent dans des salles devant respecter un certain nombre de critères comme la température, l'aération, ces mêmes entreprises doivent mettre en place des processus de sauvegarde et restauration des informations et un plan de restauration en cas de couac.
Il y a un côté rassurant à fermer l’accès de vos informations à des tiers.
Néanmoins, à un moment, devant la multiplication des informations, le serveur physique arrivera à ses limites. Autant en matière de performances que de gestion des risques.
Il devient intéressant à ce moment de réfléchir à déplacer les applications sur des serveurs virtuels par exemple en utilisant ceux proposé par un Cloud public, que ce soit AWS, Azure ou GCP pour citer les trois premiers acteurs mondiaux, ou bien Scaleway pour citer un fournisseur français. Votre entreprise peut se retrouver dans la situation où vous devriez assumer des pics de charges comme des sites e-commerce au moment de Noël. C'est à ce moment que notre équipe Cloud peut intervenir pour concevoir l'architecture de votre système d'information et le mettre en œuvre.
Stratégie d'hébergement en CAAS (Containers As A Service)
L'intérêt de ces solutions réside dans la possibilité de les consommer en fonction de vos besoins et de réduire drastiquement l'indisponibilité de vos informations.
Une information accessible par itération
Toutes ces évolutions numériques induisent parfois des changements qui peuvent être d'ordre culturel, organisationnel, susceptible de générer des freins.
Comment appréhender un projet de mise en place d'un système d'information?
Comme pour les autres sujets nous aurions pu évoquer plusieurs stratégies; comme celle d'utiliser le cycle en V, ou l’agité.
L'expérience montre que, définitivement, le cycle en V, est inadapté à cette typologie de produit et la mise en place d'une manière agile est la méthode la plus appropriée.
Pourquoi est-ce plus approprié de mettre en place un système d'information de manière agile?
La question pourrait être posée autrement, pourquoi le cycle en v est inapproprié pour les projets numériques?
Une gestion de projets avec une méthode cycle en V est demandé d'entrée de jeu par certains acteurs non sensibilisés à la mise en place du système d'information ou aux problématiques d'innovation.
Sans doute parce que la méthode «cycle en V» donne l'illusion du contrôle : à telle date, le système sera mis en place et cela nécessitera un budget déterminé.
Dans la réalité, les projets suivant cette méthode sont tous hors délai et laissent un goût amer aux différents protagonistes. Il suffit de faire la recherche suivante dans votre moteur de recherche préféré pour visualiser ce dont je parle: « projet informatique balançoire ».
Au démarrage d'un projet, le prospect a en tête un certain nombre de besoins qu'il devra exprimer au prestataire informatique. Ce même prestataire interprètera ces besoins et les transformera en fonctionnalités.
Au terme du projet, il y a de fortes chances que le client soit frustré par un outil numérique qui lui sera hermétique pour plusieurs raisons:
- besoins non exprimés
- besoins ayant évolués
- besoins mal interprétés
- fonctionnalités absentes ou défaillantes
Alors que le cycle en V convient parfaitement à des projets industriels sans interprétation possible de l'attendu, le projet numérique est une succession d’interprétation possible, qu'il conviendra d'annuler par de fréquentes mises au point.
Ajouter à cela, un apprentissage nécessaire des 2 parties, le client sur la future solution et le prestataire sur les besoins et l'univers du client afin d'apporter la réponse la plus adéquate.
Au démarrage du projet, le client a tendance à avoir en tête des besoins limités par la solution qu'il possède. Au fil de l'eau et de sa montée en compétence sur de nouveaux usages, d'autres besoins à fortes valeurs viendront s'ajouter et enrichir la nouvelle solution numérique.
Nous privilégions la méthode agile.
Cette dernière permet à chaque acteur de constater régulièrement que les fonctionnalités répondent bien aux attentes exprimées et d'éviter l'effet balançoire.
Le rétro planning est une manière de fixer les idées sans engagement mais constitue une feuille de route qui donne de la visibilité sur le chemin à parcourir.
Le prélude est une réunion de lancement posant les bases d'une collaboration que nous espérons fructueuses en permettant aux différents protagonistes sur le « comment travailler ensemble? ». À ce titre Anybox est convaincu que la réussite du projet est intimement liée à la possibilité de co-construire la nouvelle solution.
- vous êtes dans une démarche d'innovation
- vous avez besoin de développer de nouvelles fonctionnalités
- vous voulez accélérer la mise en œuvre de ces fonctionnalités
- vous voulez rendre plus fiables, plus rapides et plus « scalables » vos applications.
