Démarrer son activité avec un tableur

Imaginez, vous êtes artisan, vous avez besoin d'enregistrer vos rendez-vous client dans un calendrier,  gérer vos devis,  vos factures, prendre des photos de chantier. Si vous êtes e-commerçant, vous avez besoin de suivre votre stock. Si vous travaillez en entreprise, les informations utiles à votre activité sont parfois absentes de votre outil de gestion.

Au démarrage d'une activité, pour toutes ces raisons, le tableur est votre ami!!!

Le tableur est votre ami

Au démarrage d'une activité, lorsque nous ne savons pas de quelles informations nous aurons besoin ou que notre budget est réduit, utiliser des outils «bureautiques» (tableur et traitement de texte) est une vraie bonne idée.

Bien construits, ces fichiers «tableurs» vous seront utiles lorsque vous déciderez d'investir dans un outil plus élaboré style ERP.

Les tableurs et les ERP ont ceci en commun, ils manipulent de l'information.

L'ERP s'efforce de proposer une manière plus ergonomique de saisir l'information, de la centraliser pour l'ensemble de vos collaborateurs avec, en plus, la possibilité de mettre en place des règles de saisies afin d'éviter les erreurs.

Comment démarrer avec un tableur ?

Pour être utile sur le long terme, des règles de bases doivent être respectées.

Dans mon exemple d'artisan gérant ses devis et factures, je décide de créer un fichier tableur. Dans ce fichier, je souhaite stocker les infos clients, les infos devis et les infos factures.

Plusieurs possibilités s'offrent à nous

• Solution N°1 : Soit je crée une seule feuille «Activités» dans lequel, je copie les infos clients, commandes, et factures sur une même «feuille»

• Solution N° 2 : Soit je crée 3 feuilles, une pour «client», une pour «commande»  une pour  «facture»

Attention aux informations redondantes

Au niveau de la feuille «activité» de l'image «redondance d'information» ci-dessous , nous constatons qu'une même information client, exemple prénom, nom, courriel (cf image ci-dessous) , est copié autant de fois que de commandes et factures.

Les zones A et B illustrent la présence d'informations redondantes.

Dans notre exemple, l'impact est limité.  Dans «la vraie vie»,  devoir copier une même information à plusieurs reprises, peut devenir une vraie contrainte, source d'erreurs et sans réel intérêt.

La redondance d'information, une source d'erreur

Imaginez, nous nous trompons dans le prénom de  Madame Milesop, entre les factures FAC_001 et FAC_002, nous avons une information incohérente; quel est le «vrai» prénom de Madame Milesop?

Recherchons l'unicité de l'information

Sur l'image «Unicité de l'information» ci-dessous, Madame Milesop est référencée une seule fois au niveau de la feuille «client». Les courriels des clients sont utilisés pour identifier les clients et repris au niveau de la feuille «commande» pour associer chaque commande à son client.  

Nous chercherons à copier une seule fois l'information. Dit autrement, nous rechercherons l'unicité de l'information.

Dans cette recherche d'unicité, il est conseillé de regrouper les informations (données)  en groupe (illustré par une feuille) sans redondance d'information et pour chaque groupe, identifier les informations qui assurent l'unicité. Dit autrement, quelles sont les informations qui m'assurent d'identifier parfaitement un client, une commande ou une facture.  

Dans les ERP, il est courant d'utiliser un numéro incrémenté censé représenter un client, une commande, une facture pour supprimer toute polémique .

• Règle N° 1 dite d'unicité consiste à organiser l'information pour qu'elle ne soit pas redondante, la solution N°2 répond à cette règle

Astuce: Soyez rassuré(e), il est tout à fait possible via un tableur de travailler sur la base de la solution N°2 (non redondance d'informations)  et d'obtenir un fichier ayant la forme de la solution N°1 à des fins de reporting ou d'analyse.

Dans tous les cas, la mise en forme doit être réalisée en ayant en tête que pour être importées dans un ERP, les informations devrons:

• Règle N° 2 démarrer en cellule A1
• Règle N°3 être sans ligne vide entre 2 enregistrements (enregistrement = 1 client ou  1 commande ou 1 facture)
• Règle N°4 sans colonne vide entre 2 champs (champ = colonne liée au nom ou colonne liée au prénom etc...)  

Pour aller plus loin

Ci-dessous, une illustration mettant en parallèle, les informations véhiculées par un tableur, et celles véhiculées par une base de donnée. Base de données sur laquelle s'appuiera votre futur ERP.

Cette image peut faire peur aux non-initié(e)s.

Dans l'image ci-dessus, je vous invite à repérer Claire Milesop, à la fois dans le tableur et la base de donnée .

Qui sait , peut-être s'agit il d'une de vos futures clientes ;-) ?

Dans une futur article, nous verrons comment importer ces informations dans odoo

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