Pourquoi utiliser un ERP dans votre entreprise?
5 avantages d'un Progiciel de Gestion Intégré.
Cet article décrit les cinq principaux avantages d'un ERP que les entreprises tirent de l'utilisation d'une solution de gestion intégrée, définit ce qu'est un logiciel de planification des ressources d'entreprise et explique pourquoi les entreprises choisissent de mettre en œuvre un logiciel ERP.
Qu'est-ce qu'un système ERP?
Les Progiciels de Gestion Intégré (PGI) sont un type de logiciel qui intègre les processus de base au sein d'une société. Traditionnellement, il s'agissait de systèmes qui étaient principalement utilisés par les grandes entreprises multinationales, car ils étaient coûteux à gérer et devaient avoir une équipe informatique dédiée s'occupant de leur déploiement et de leur maintenance.
Cependant, les ERP sont aujourd'hui de plus en plus utilisés par les petites organisations dans de nombreux secteurs, en particulier avec l'avènement de l'ERP cloud. Bien que ces systèmes ne soient pas pratiques pour les plus petites entreprises, les petites et moyennes entreprises (PME) adoptent majoritairement des solutions ERP.
Quelles entreprises adoptent un ERP?
Les entreprises choisissent les logiciels ERP pour de nombreuses raisons. L'une des raisons est la facilité avec laquelle les systèmes ERP sont devenus disponibles dans plusieurs secteurs, même sur des marchés de niches.
Par exemple, certains logiciels ERP répondent aux besoins spécifiques des magasins de détail, tandis que d'autres répondent aux besoins des établissements de santé, et d'autres encore répondent aux spécificités des producteurs de pétrole et de gaz, etc.
Aujourd'hui, presque toutes les organisations peuvent trouver une solution pour répondre à leurs besoins commerciaux. Ci-dessous, nous vous présentons les cinq principaux avantages d'un ERP.
1- Gérer votre entreprise avec un système
L'un des principaux avantages d'un ERP dans une entreprise moderne est que vous pouvez gérer de nombreux domaines d'activité essentiels avec un seul système.
Prenons l'exemple d'un système ERP de fabrication. La structure typique d'une solution ERP de fabrication se compose de ces principales catégories fonctionnelles:
- Gestion financière
- Gestion des ressources humaines
- Gestion de la fabrication
- Gestion de l'inventaire / stock
- Gestion des achats
- Gestion de la qualité
- Gestion des ventes
C’est toute une liste! Si votre organisation n’utilise pas une solution à l’échelle de l’entreprise telle qu’un système ERP, elle utilise probablement une application différente pour remplir chacune de ces fonctions. Et lorsque les entreprises gèrent plusieurs fonctions séparément, de nombreux problèmes peuvent survenir. Ceux-ci incluent:
- Des erreurs de données
- La duplication de fonctions ou d'enregistrements
- Le manque de visibilité sur l'entreprise dans son ensemble
- Le manque de communication entre les différents domaines de l'entreprise.
Une solution ERP intègre toutes ces fonctions commerciales disparates dans un seul système et leur permet de communiquer entre elles.
Par exemple, lorsque votre équipe commerciale confirme une commande, votre système ERP génère automatiquement une transaction pour le service financier, produit un ordre de travail pour l'atelier de production, met à jour votre inventaire et informe le service des achats de réapprovisionner le stock approprié.
Si votre entreprise dispose d'un système d'enregistrement pour gérer ses informations et ses processus, tous vos domaines fonctionnels peuvent baser leurs décisions et leurs actions sur le même ensemble de données. Cela signifie que tous les départements gèrent l'entreprise en utilisant les mêmes informations.
2- Les nouveaux systèmes ERP sont amélioré et facile à mettre à jour
La technologie évolue rapidement, ce qui signifie que les systèmes d'entreprise existants ne peuvent plus soutenir la croissance de l'entreprise. Beaucoup peuvent même empêcher une entreprise de développer ses activités. De plus, le coût de mise à jour de la programmation d'un ancien système augmente souvent rapidement.
À un moment donné, les entreprises trouvent qu’il n’est pas logique de maintenir un ancien système en place. Au lieu de cela, il est pratique et financièrement sain de migrer vers une solution intégrée moderne. Des technologies telles que l'apprentissage automatique, l'analyse de données et l'Internet des objets (IoT), ainsi que d'autres fonctionnalités à jour sont activées dans les systèmes logiciels modernes.
Ces technologies de pointe sont capables de déchiffrer les tendances et les modèles, et d'activer des fonctionnalités qui permettent aux entreprises de prendre de meilleures décisions et donc d'acquérir un avantage concurrentiel. Pour rester compétitives et se positionner pour la croissance, les entreprises doivent utiliser des systèmes modernes. Ils ont besoin de systèmes qui leur permettent d'être flexibles et de faire évoluer leur entreprise.
Les solutions ERP sont conçues pour offrir flexibilité, adaptabilité et évolutivité pour la croissance. Plus important encore, l'un des avantages du système de planification des ressources d'entreprise est qu'il peut vous donner l'avantage dans la gestion de vos clients, partenaires et fournisseurs. Avec un système ERP moderne, vous serez en mesure de répondre facilement aux dernières exigences en matière de rapports. Par exemple, grâce au module e-commerce d'un système ERP, vos clients bénéficieront d'une expérience plus transparente avec des choses comme la commande en ligne en un clic. Votre commande de fournitures peut être infaillible grâce à l'échange de données informatisé (EDI) entièrement automatisé, entre autres avantages.
3- Les systèmes ERP rationalisent les processus métier
Lors de la sélection et de la mise en œuvre d'un système ERP, les entreprises sont obligées de prendre en compte - ou de reconsidérer - leurs processus d'affaires et leurs flux de travail. C'est une occasion idéale d'évaluer ce qui a du sens, ce qui fonctionne, ce qui est important et ce qui peut être amélioré. En exécutant le système ERP, votre organisation peut gagner en vitesse, en efficacité et en précision dans ses opérations commerciales.
L’un des avantages de l’utilisation du application de type ERP est que, grâce à l’automatisation et à l’intégration, le système augmente la productivité de votre organisation tout en réduisant le temps et les coûts de main-d’œuvre. Parmi les autres avantages, citons qu'un système ERP vous aide à répondre aux demandes de vos partenaires commerciaux et des parties prenantes externes, et qu'il peut garder vos employés heureux et productifs.
4- Les systèmes ERP vous aident à mieux analyser les données de votre entreprise
Les avantages d'un progiciel de gestion intégré d'entreprise incluent la transformation de la façon dont vous collectez et analysez les données de votre entreprise, en aidant vos équipes à identifier rapidement des informations précises sur l'ensemble de votre opération. Ils le font de deux manières générales:
4.1- Accédez aux données d'un référentiel via de nombreux appareils
Ces solutions permettent aux parties prenantes d'accéder aux données intersectorielles à partir d'une source, mais via de nombreux appareils (y compris les téléphones et les tablettes) et quel que soit leur emplacement. Cela permet une analyse des données plus efficace et plus précise que si les données étaient hébergées dans plusieurs systèmes. Les spécialistes des données peuvent plus facilement exécuter des analyses et identifier efficacement les tendances commerciales et les problèmes potentiels.
4.2- Des données en temps réel
Un ERP offre des données en temps réel sur les processus métier, les ressources et l'état du travail. Cela signifie que les utilisateurs peuvent être assurés que les informations qu'ils voient sont à jour et pertinentes, ce qui n'est souvent pas le cas avec les systèmes classiques.
De plus, la plupart des systèmes ERP offrent désormais des fonctionnalités ou des intégrations avancées de Business Intelligence (BI). Cela peut aider une entreprise à tirer encore plus de valeur de ses données et à obtenir des informations sur l'entreprise. Mais avant d’acheter des applications BI supplémentaires, il est important de définir la quantité des données dont votre entreprise a besoin et son importance pour atteindre vos objectifs commerciaux.
Pourquoi cette fonction ERP est importante
De nombreuses entreprises disposent de tonnes de données liées à leur activité. Extraire des informations à partir de vos données d'entreprise peut être difficile et prendre du temps. Les données peuvent être obsolètes et donc peu fiables, et vous essayez souvent de donner un sens à des centaines d'ensembles de données cloisonnés provenant de divers domaines de votre entreprise.
L'analyse des données de votre entreprise est extrêmement précieuse, car elle vous donne des informations uniques que vous n'obtiendrez nulle part ailleurs, comme vos périodes de vente les plus chargées et les plus lentes, par exemple.
5- Répondre aux attentes des clients
5.1- Ce que les clients attendent des entreprises
Vos clients ont des attentes élevées, qu'il s'agisse de consommateurs individuels ou d'autres organisations. De nombreux consommateurs s'attendent maintenant à avoir une expérience multicanal transparente - par exemple, ils peuvent vouloir parcourir un catalogue de produits en magasin, passer une commande en ligne, recevoir l'article dans le point de vente le plus proche et le faire récupérer pour réparation à domicile.
Vos clients s'attendent également à recevoir un service cohérent, quel que soit le service de votre entreprise avec lequel ils interagissent. Les entreprises doivent s'assurer que leurs différents services communiquent entre eux de manière transparente, de sorte qu'à tout moment, chaque service dispose des informations client pertinentes à portée de main et puisse interagir efficacement avec un client via n'importe quel canal.
Les entreprises comme la vôtre apportent souvent des modifications pour répondre à ces attentes. Pour adapter leurs processus et répondre à ces attentes élevées, les entreprises ont investi massivement dans la technologie.
5.2- Comment les logiciels ERP répondent à ces attentes?
L'un des avantages de la mise en place d'un ERP est que le système ERP fournit un outil de communication centralisé pour tous les départements. Il donne aux employés une vue globale de toute la communication client, du premier point de contrat au plus récent.
Ainsi, lorsqu'un client appelle pour résoudre un problème technique ou pour acheter des services supplémentaires, l'employé au bout du téléphone peut rapidement consulter la communication précédente du client avec l'entreprise pour voir l'historique des transactions du client, ses préférences, l'historique des services, etc. .
Le résultat final est que les employés peuvent fournir un service plus efficace et personnalisé pour répondre aux attentes élevées des clients.
5.3- Trouvez le bon ERP pour votre organisation
La plupart des organisations trouveront que l'achat ou l'intégration d'un logiciel ERP dans l'ensemble de l'entreprise représentent un investissement important. La décision de votre entreprise sur la solution ERP à choisir doit être basée sur des critères pertinents pour votre entreprise.
Tout d'abord, vous devez déterminer les besoins de votre entreprise et les hiérarchiser. Une fois que vous avez terminé le processus de collecte des exigences, vous pouvez voir laquelle des myriades de solutions ERP concurrentes sur le marché peuvent être en mesure de répondre aux besoins de votre entreprise. Ce sont de nombreuses utilisations ERP, cette étape est donc particulièrement importante. Mais faire correspondre les exigences de votre entreprise aux caractéristiques et fonctions offertes par les ERP disponibles pour voir ce qui peut convenir à votre entreprise est une tâche majeure.
Pour commencer, vous pouvez comparer les fonctionnalités de différents systèmes ERP - gratuitement - et voir lesquels peuvent répondre aux besoins de votre entreprise.
L'équipe de consultants d'Anybox peut vous guider tout au long de ce processus et de toute la gamme de votre processus d'évaluation et de sélection de l'ERP le plus adapté pour vous. En adoptant une approche éclairée et objective, vous pouvez trouver le système ERP qui correspond le mieux à vos besoins commerciaux actuels et permet à votre organisation de se développer et d'être compétitive sur le marché.
